業務の流れ

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業務の流れ

当事務所は紹介のため、相談を受けましたらほぼ100%受任いたします!

業務の流れ(詳細)

紹介~業務受任

1. 紹介~業務受任

同業、他士業やお客様からの紹介でほぼ100%業務を行っています。

お客様に安心して任せていただけるよう日々新しい情報の収集に努めるべく研修会への参加(1回以上/月)、自主勉強会開催または参加(2回以上/月)をし、業務の質の向上をはかっています。

また、facebookでは、基本的には面識ある人とのつながりで業務以外の情報発信、情報共有およびコミュニケーションをはかっています。

ヒアリング

2. ヒアリング

ご紹介の連絡を受けたら、最短で会える日を設定し、「お客様は何を望んでいるのか、どうしたいのか」を第一に考え、お客様から本音を引き出します。

業務別ヒアリングシートを活用し、訪問または来所前に可能な限りの事前調査をしておきます。ティーチングよりもコーチング,カウンセリングを意識し、できるだけお客様にたくさん話をしてもらえる状況を作ります。

業務の全体像をタイムスケジュールで提示し、目標と手段をイメージしてもらいやすいようにしています。

即日面談したいというお客様に対しても、電話で最低限のヒアリングから事前に顧客情報を収集し臨みます。

業務処理

3. 業務処理

2002年から培ってきた経験、知識(ノウハウ)、ネットワーク(人脈)を最大限に活かし、疑問点はその場で解決し、マニュアルまたはドキュメントを残すことで同様の案件に活かせるよう効率的かつ継続的な事務所経営に努めています。

また、事務所のBCP(事業継続計画)を策定することで、平時からのノウハウ見える化、共有をはかり、有事の事態が発生しても早急に元の状態に戻し、業務に支障をきたすことが少ない業務システムの構築を日々検討・改善しています。

担当者の日報により日々の業務の進捗管理をし、毎土にその週の進捗チェックまた、次週の予定表を作成することで漏れのないきめ細やかなサービスを心掛けます。

業務依頼は公序良俗に反するもの以外は「断らない」ことを原則とし、高度な案件、専門外の案件はネットワーク(人脈)を活かし、行政書士業務の範囲を超えるものは他士業と連携して業務を行い、行政書士業務でも、さらに専門性が要求される業務は専門家を紹介し、協力しながら遂行します。

申請書類の確認と押印証紙代振込

4. アフターフォロー・顧問契約

「許可を取ってからがお付き合いのはじまり」と考え、許認可の期限管理だけではなく、お客様に有益な情報の発信と継続的なフォローを続けます。

お客様から依頼される前にこちらから決算変更届や事業報告書、入札参加資格審査申請の案内等の発信や、お客様の状況で可能な事業等を早め早めに提案します。(→先回りして連絡をするので電話が少ないです)

データはPDFでの電子化、従来の紙ベースでの保管、両方でしており、お客様からの問い合わせに対して迅速な対応が可能です。

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